Geschäftsordnung des Vorstands

In Ausfüllung und Ergänzung des von der Satzung des Vereins „Chaotikum e.V.“ vorgegebenen Rahmens wird die folgende Geschäftsordnung des Vorstands erlassen.

§ 0 Präambel

Diese Geschäftsordnung verfolgt zwei Zwecke: Zum Einen die offensichtliche Festlegung von Regeln, zum Anderen ist sie als Dokumentation für die Arbeit des Vorstands anzusehen.

§ 1 Vorstandssitzung

1. Der Vorstand tagt nach Bedarf.
2. Eine Vorstandssitzung kann von jedem Mitglied des Vorstands beantragt werden. Der Termin gilt als vereinbart, wenn die Mehrheit der Mitglieder des Vorstands zustimmen. Er sollte üblicherweise mindestens fünf Tage vor dem Termin vereinbart werden und auch den Mitgliedern des Vereins mitgeteilt werden.
3. Über den Verlauf einer Vorstandssitzung ist ein Protokoll anzufertigen. Das Protokoll ist danach den Mitgliedern per E-mail zur Verfügung zu stellen (dabei genügt auch ein Link zum Protokoll). Sofern nicht anders geregelt, entfallten die Beschlüsse der Vorstandssitzung ihre Gültigkeit, sobald sie den Mitgliedern zur Verfügung gestellt wurden.
4. Gäste sind zugelassen sofern soweit keines der anwesenden Vorstandsmitglieder den Ausschluss der Öffentlichkeit verlangt. Der Ausschluss der Öffentlichkeit ist im Protokoll festzhalten.

§ 2 Beschlussfassungen und Wahlen

1. Abstimmungen erfolgen offen, soweit keines der anwesenden Vorstandsmitglieder eine geheime Abstimmung verlangt.

§ 3 Geringe Ausgaben

1. Jedes Vorstandsmitglied ist dazu berechtigt, geringe Ausgaben ohne Beschluss zu genehmigen. Diese dürfen pro Vorstandsmitglied und Quartal EUR 100 nicht übersteigen. Die genehmigten Ausgaben sind nachträglich in einer Vorstandssitzung zu protokollieren, es bedarf keiner Abstimmung.

§ 4 Beauftragte, Ausschüsse und Vertreter*innen

1. Der Vorstand kann ordentliche Mitglieder oder Arbeitsgruppen/Ausschüsse beauftragen bestimmte Aufgaben zu übernehmen.
2. Bei der Beauftragung ist auf Fragen des Datenschutzes zu achten. Sofern eine Übermittlung von Informationen an die beauftragte Person oder Gruppe notwendig ist, ist dies entsprechend nachvollziehbar zu vereinbaren und zu dokumentieren.
3. Beauftragte Personen oder Gruppen übernehmen die Aufgaben in Absprache mit dem Vorstand und sind an Richtlinien und Beschlüsse des Vorstands gebunden.
4. Die Beauftragung erfolgt in einer Vorstandssitzung. Sofern nicht anders vorgesehen, erlischt sie mit der Neuwahl des Vorstands, oder durch Beschluss des Vorstandes. Der Umfang des Auftrags ist im Rahmen des Protokolls festzuhalten.
5. Die Zusammenarbeit mit lokalen Vereinen sowie die Vertretung des Vereins gegenüber Verwaltungen und Organisationen ist Aufgabe des Vorstands. Er kann Vertreter*innen beauftragen, die den Verein in Gremien, Koordinationsgruppen, usw. vertreten.

§ 5 Aufgaben des Vorstands

1. Der Vorstand trägt dafür Sorge,
   • a. dass die Gemeinschaft um die vom Chaotikum betriebenen Räumlichkeiten, Veranstaltungen und digitalen Dienste ein sichere, faire und inklusive Gemeinschaft ist. Er schafft entsprechende Regeln und Konzepte und setzt diese auch durch,
   • b. dass die Vereinstätigkeiten gewährleistet sind und die Führung der Geschäfte des Vereins stattfindet. Dafür legt der Vorstand fest, wie die Arbeit organisiert wird und wie die Aufgaben verteilt werden,
   • c. dass die Tätigkeiten des Vereins in den Vereinsräumen und auf der digitalen Infrastruktur dem satzungsgemäßen Zweck des Vereins und den Grundsätzen der Gemeinnützigkeit entsprechen.
2. Der Vorstand hat insbesondere sicherzustellen, dass die Kernbereiche der Vorstandsarbeit durchgeführt werden, diese können nicht durch beauftragte Mitglieder oder andere Personen übernommen werden. Diese sind:
   • a. Die Entscheidungen über die Mitgliedschaft,
   • b. die Pflege der Mitgliederdaten und der Mitgliedermailingliste
   • c. die Haushaltsführung und die Einbringung und Festsetzung der Mitgliedsbeiträge und anderer Einnahmen,
   • d. die Entscheidung über Zugangsberechtigung nach § 7 dieser Ordnung
   • e. die Meldung von Satzungsänderungen und Personalveränderungen im Vorstand an die zuständigen Behörden,
   • f. die Aufgaben des Vorstands welche sich aus der Satzung des Chaotikum e.V. ergeben,
   • g. sowie weitere Aufgaben welche durch die Mitgliedsversammlung an den Vorstand deligiert wurden, sofern die Mitgliederversammlung ausgeschlossen hat, dass diese durch beauftragte Mitglieder oder Gruppen ausgeführt werden.

§ 6 Kassenführung

1. Der Vorstand überwacht die Haushaltsführung und verwaltet das Vermögen des Vereins. Es hat auf eine sparsame und wirtschaftliche Haushaltsführung hinzuwirken.
2. Mit dem Ablauf des Geschäftsjahres sind Abrechnung sowie die Vermögensübersicht und sonstige Unterlagen von wirtschaftlichen Belang den Kassenprüfer:innen des Vereins zur Prüfung zur Verfügung zu stellen.
3. Für die laufenden Einnahmen und Ausgaben führt der Vorstand eine Bargeldkasse. Überschüssige Bargeldsummen werden auf dem Vereinskonto abgelegt.
4. Für Bareingänge wird eine formgerechte Quittung in doppelter Ausfertigung ausgestellt, davon eine für die einzahlende Person.
5. Jede einzelne Ausgabe muss belegt werden. Jeder Beleg muss von dem Vereinsmitglied, das die Ausgabe getätigt hat, umgehend beim Vorstand eingereicht.

§ 7 Zugangsberechtigung

1. Zugangsberechtigungen sind
   • a. Schließberechtigung im Sinne der Schlüsselordnung und
   • b. Zugangsberechtigung zur digitalen Infrastruktur des Chaotikum e.V. in Form eines Accounts
2. Die Existenz einer Schließberechtigung oder Zugangsberechtigung ist zu protokollieren.
3. Die Funktionalität und ein angemessenes Maß an Sicherheit der elektronische Systeme, welche das Schließsystem oder den digitalen Zugang steuern, sind sicherzustellen. Daten, welche den Zugriff auf die Systeme regeln, sind aktuell zu halten.
4. Die Entscheidung über Erteilung und Entzug von Zugangsberechtigungen werden vom Vorstand festgelegt. Er kann Richtlinien festlegen, um Einzelentscheidungen zu Vermeiden. Die in 2 und 3 genannten Verantwortlichkeiten können an beauftragte Personen oder Gruppen übertragen werden.

§ 8 Transparenz der Vorstandsarbeit

1. Vorstandsmitglieder sowie, sofern vorhanden, beauftragte Mitglieder oder Gruppen, tragen Sorge dafür, dass ihre Arbeit für alle Vereinsmitglieder transparent ist. Insbesondere haben sie ihre Arbeit angemessen zu dokumentieren.
2. Die in Absatz 1. genannten Personen und Gruppen teilen in eigener Verantwortung getroffene Entscheidung dem gesamten Vorstand unverzüglich mit. Dies geschieht in geeigneter Form (i.d.R. per E-Mail-Verteiler).
3. Beauftragte Personen und Gruppen erstatten, sofern sinnvoll, über ihre Arbeit im Jahrebericht gegenüber der Mitgliederversammlung Bericht.
4. Die Mitglieder des Vereins sind regelmäßig über die Vorstandsaktivitäten und die Aktivitäten von beauftragten Mitgliedern oder Gruppen zu informieren. In der Regel geschieht dies beim Plenum.

§ 9 Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung des Vorstands wurde durch den Vorstand am 09.02.2025 beschlossen und trat am 23.02.2025 in Kraft. Diese Geschäftsordnung des Vorstands ersetzt alle vorher beschlossenen Geschäftsordnungen des Vorstands.