Geschäftsordnung des Vorstands

In Ausfüllung und Ergänzung des von der Satzung des Vereins „Chaotikum e.V.“ vorgegebenen Rahmens wird die folgende Geschäftsordnung erlassen.

§ 0 Präambel

Diese Geschäftsordnung verfolgt zwei Zwecke: Zum Einen die offensichtliche Festlegung von Regeln, zum Anderen ist sie als Dokumentation für die Arbeit des Vorstands anzusehen.

§ 1 Versammlungsordnung

1. Der Vorstand soll monatlich tagen, mindestens aber einmal im Quartal.
2. Der Vorstand wählt aus seinen Reihen eine protokollierendes Vorstandsmitglied.
3. Das protokollierende Vorstandsmitglied legt über den Verlauf der Vorstandssitzungen eine Niederschrift an. Die Niederschrift ist innerhalb von 48 Stunden den Mitgliedern per E-Mail zur Verfügung zu stellen. Erfolgt hiernach innerhalb einer Woche kein Einspruch, gilt diese als genehmigt und wird veröffentlicht.

§ 2 Zuständigkeiten der Vorstandsmitglieder

1. Jedes Vorstandsmitglied ist dazu berechtigt, geringe Ausgaben ohne Beschluss zu genehmigen. Diese dürfen pro Vorstandsmitglied und Quartal EUR 50 nicht übersteigen.
2. Der Vorstand trägt dafür Sorge, dass Satzungsänderungen und Personalveränderungen im Vorstand zeitnah den zuständigen Behörden gemeldet werden.

§ 3 Aufgaben des 1. und des 2. Vorstandsmitglieds

1. Das 1. und 2. Vorstandsmitglied (die Vorstandsvorsitzenden) haben dafür Sorge zu tragen, dass das Postfach einmal wöchentlich geleert wird.
2. Die Vorstandsvorsitzenden führen die Liste der Vereinsmitglieder. Periodisch werden von ihnen die sich ergebenden Veränderungen durch Zugänge und Abgänge den Vereinsmitgliedern mitgeteilt. In der Regel geschieht das beim Plenum.
3. Die Vorsitzenden verwalten die Mailinglisten und Verteiler des Vereins. Sie tragen Neumitglieder zeitnah in die Systeme ein und entfernen die entsprechenden Daten beim Ausscheiden eines Mitglieds.
4. Die Zugangsberechtigungen zum Vereinswiki werden von den Vorsitzenden auf dem aktuellen Stand gehalten.
5. Die Zusammenarbeit mit lokalen Vereinen sowie die Vertretung des Vereins gegenüber Verwaltungen und Organisationen ist Aufgabe der Vorsitzenden.

§ 4 Aufgaben des kassenführenden Vorstandsmitglied

1. Das kassenführenden Vorstandsmitglied überwacht die Haushaltsführung und verwaltet das Vermögen des Vereins. Es hat auf eine sparsame und wirtschaftliche Haushaltsführung hinzuwirken.
2. Mit dem Ablauf des Geschäftsjahres stellt das kassenführenden Vorstandsmitglied unverzüglich die Abrechnung sowie die Vermögensübersicht und sonstige Unterlagen von wirtschaftlichen Belang den Kassenprüfer:innen des Vereins zur Prüfung zur Verfügung.
3. Als Vorstandsmitglied hat das kassenführenden Vorstandsmitglied die Einbringung der Mitgliedsbeiträge und anderer Einnahmen zu organisieren. Dabei genießt es die volle Unterstützung des gesamten Vorstands.
4. Für die laufenden Einnahmen und Ausgaben führt das kassenführende Vorstandsmitglied eine Bargeldkasse. Überschüssige Bargeldsummen werden von ihm regelmäßig auf dem Vereinskonto abgelegt.
5. Für Bareingänge stellt das kassenführende Vorstandsmitglied eine formgerechte Quittung in doppelter Ausfertigung aus, davon eine für die einzahlende Person.
6. Jede einzelne Ausgabe muss belegt werden. Jeder Beleg muss von dem Vereinsmitglied, das die Ausgabe getätigt hat, umgehend beim kassenführenden Vorstandsmitglied eingereicht werden.

§ 5 Beschlussfassungen und Wahlen

1. Abstimmungen erfolgen offen, soweit keines der anwesenden Mitgliedern eine geheime Abstimmung verlangt.
2. Die offene Abstimmung erfolgt durch Handzeichen.

§ 6 Erstattung der Auslagen des Vorstands

1. Auslagen des Vorstands zur Verfolgung der Vereinszwecke werden in voller Höhe erstattet. Auf Beschluss der Mitgliederversammlung muss der Vorstand in einer Stellungnahme Zweck- und Verhältnismäßigkeit der Ausgaben nachweisen.

§ 7 Erfa-Kreis-Vertretung

1. Der Vorstand bestimmt aus den Reihen der ordentlichen Mitglieder eine Erfa-Kreis-Vertretung.
2. Die Erfa-Kreis-Vertretung ist Verantwortlich für die Abstimmung mit Erfahrungsaustauschkreisen des Chaos Computer Club e.V. (CCC e.V.). Hat der Chaotikum e.V. im CCC e.V. den Status eines Erfa-Kreises, so nimmt die Erfa-Kreis-Vertretung an den regelmäßigen Konferenzen der Erfa-Kreis-Vertretungen teil
3. Beabsichtigt der Verein, bestimmte Themen oder Aktivitäten mit überregionalem Bezug an die Öffentlichkeit zu tragen, so stimmt der Erfa-Kreis-Vertreter dies vorher mit dem Vorstand des Chaos Computer Club e.V. ab.
4. Bei Verhinderung der Erfa-Kreis-Vertretung übernimmt stellvertretend ein Vorstandsmitglied dessen Aufgaben.

§ 8 Pressearbeit

1. Der Vorstand kann einem ordentliches Vereinsmitglied die Pressearbeit übertragen.
2. Ein so beauftragtes Vereinsmitglied übernimmt Verantwortung für die Öffentlichkeitrbeit des Vereins. Es ist angehalten, die Allgemeinheit durch Pressemitteilungen und Nutzung sonstige Publikationskanäle seiner Wahl über öffentliche Vereinsaktivitäten zu informieren.

§ 9 Schließberechtigungen

1. Erteilung, Verwaltung und Entzug von Schließberechtigungen obliegt dem Vorstand.
2. Die Existenz einer jeden Schließberechtigungen ist zu protokollieren. Die Daten sind innerhalb von 3 Monaten nach erlöschen der Schließberechtigung zu vernichten. In besonderen Fällen kann vom Vorstand eine Speicherung von bis zu 12 Monaten nach Erlöschung der Schließberechtigung angeordnet werden.
3. Elektronische Systeme, welche das Schließsystem steuern, sind aktuell zu halten. Gleiches gilt für Daten, welche den Zugriff auf die Schließsysteme regeln.
4. Der Vorstand kann ein ordentliches Mitglied als schließbeauftragte Person bestimmen und die in 2 und 3 genannten Verantwortlichkeiten an diese übertragen.

§ 10 Transparenz der Vorstandsarbeit

1. Vorstandsmitglieder sowie, sofern vorhanden, Erfa-Kreis-Vertretung, mit Pressearbeit beauftragte Mitglieder und schließbeauftragte Personen, tragen Sorge dafür, dass ihre Arbeit für alle Vereinsmitglieder transparent ist. Insbesondere haben sie ihre Arbeit angemessen zu dokumentieren.
2. Die in Absatz 1. genannten Personen teilen in eigener Verantwortung getroffene Entscheidung dem gesamten Vorstand unverzüglich mit. Dies geschieht in geeigneter Form (i.d.R. per E-Mail-Verteiler).
3. Die Mitglieder des Vereins sind regelmäßig über die Vorstandsaktivitäten zu informieren. In der Regel geschieht dies beim Plenum.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung wurde durch den Vorstand am 22.06.2021 beschlossen und trat am 06.08.2021 in Kraft. Diese Geschäftsordnung ersetzt alle vorher beschlossenen Geschäftsordnungen.